In TeamPlay werden Aufträge erfasst und verrechnet. Durch Tickets (Projekte/Aktivitäten) werden die Aufträge im Aktivitätenmodul abgebildet, somit können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit direkt auf die Projekte/Aktivitäten verbuchen.
Je nach Art des Auftrags, können diese nach Aufwand oder nach einem Fixbetrag verrechnet werden. Dies ist im Auftragsmodul zu definieren. Je nach Einstellungen (bei nach Aufwand Aufträgen) bei der Abrechnung und die Zeiterfassung (in welchem Rhythmus die Mitarbeiter auf das Projekt gebucht werden darf – minutengenau, alle 15, 30,… Minuten), können die tatsächlichen Stunden verrechnet werden oder für jede angefangene 1/4, 1/2,… ein vordefinierter Betrag verrechnet werden. Das bedeutet, dass beispielsweise bei Telefonaten welche 5 Minuten dauern, der Mitarbeiter diese 5 Minuten als Arbeitszeit auf das Projekt buchen darf, dem Kunden jedoch 15 Minuten verrechnet werden. Das kann der Fall sein, wenn vertraglich vereinbart ist, dass je angefangener 1/4 Stunde voll bezahlt werden muss.
-> Auftragsübersicht
Voraussetzung für die Vergabe von Budgets ist, dass Aufträge angelegt und Mengeneinheiten definiert wurden.
Für die Verteilung der Budgets an die verschiedenen Aktivitäten sind die Einstellungen in den Firmenstammdaten anzupassen. Die Verteilung des Geld-/Stundenbudgets kann durch den/die Projektleiter (Rechtevergabe in den Stammdaten beachten) und/oder durch Administratoren erfolgen.
Budgets werden in TeamPlay für Aufträge vergeben. Es wird im Auftragsmodul ein Auftrag angelegt und einem/einer Projekt/Aktivität zugewiesen. Die Masken wenn neue Aktivitäten für Aufträge angelegt werden unterscheiden sich bei Aufträgen nach Fixbudget und Aufträgen nach tatsächlich angefallenen Stunden.
Fixbudget
Budget verwendbar: Wie viel vom Gesamtbudget abzüglich Budget untergeordnete Aktivität vom Mitarbeiter für die Aktivität verwendet werden darf. Projektleiter müssen nicht den/die Gesamtbetrag/Gesamtstunden eines Auftrags verteilen und können sich einen Sicherheitspolster verschaffen.
Verbrauchtes Budget untergeordnete Aktivität: Budget, welches des untergeordneten Aktivitäten zugewiesen wurde plus eventuelle Überschreitungen der untergeordneten Aktivitäten.
Gesamt Budget/Reserve: Summe der Werte von Budget übergeordnete Aktivität, Budget Auftrag und Budget untergeordnete Akt. – Reserve: Budget Auftrag + Budget übergeordnete Aktivität – Budget verwendbar
Gesamt Aktuell/Verbleibend: Summe aller Unteraktivitäten und direkt gebuchte Stunden auf die Aktivität – Verbleibend: sind die verbleibenden Reststunden bis zur Budgetüberschreitung
Budget Auftrag: Wird durch Aufträge zugewiesen.
Budget übergeordnete Aktivität: Budget, welches eine Aktivität von einer übergeordneten Aktivität erhält (Budget von Projekt zu Teilprojekt oder von Teilprojekt zur Aktivität) (Geldbetrag oder Stundenbudget).
Budget untergeordnete Aktivität: Wenn untergeordnete Aktivitäten einen Auftrag hinzugefügt haben, wird dieses Budget der übergeordneten Aktivität hinzugefügt.
Schätzung: Mitarbeiter können Stunden und/oder Geldschätzungen angeben. Sie teilen mit wie lange sie für eine Aktivität benötigen werden. Bei Überschreitung werden alle involvierten Mitarbeiter darüber per E-Mail und TeamPlay-Benachrichtigung informiert.
Aktuell: Zeigt die aktuell auf die Aktivität verbuchten Stunden.
Verbleibend: Ist die Differenz zwischen der abgegebenen Schätzung und der aktuell verbuchten Stunden.
Verblebend Schätzung: Ist eine Schätzung für den Restaufwand für die untergeordneten Aktivitäten.
Restaufwand Gesamt: Errechnet sich aus den aktuell verbuchten Stunden und dem eingetragenem Wert bei „Verbleibend Schätzung“.
Stundenverteilung bei pauschalem Budget
Projektmanager können die Gesamtstunden des Auftrags auf weitere Unteraktivitäten verteilen. Die dafür notwendigen Einstellungen sind in den Firmenstammdaten zu treffen.
Projekt Hausbau (5000 Stunden)
– Hausplanung (150 Stunden von den 5000)
– Baggerarbeiten (200 Stunden von den 5000)
— Baggern großer Bagger (50 Stunden von den 200)
— Baggern kleiner Bagger (10 Stunden von den 200)
— …
– …
Bleiben am Ende Stunden über, bleiben diese auf der Hauptaktivität.
Einstellungen in den Firmenstammdaten
In den Firmenstammdaten ist einzutragen welcher Benutzergruppe (Jeder, Projektleiter des jeweiligen Projektes oder alle Projektleiter) die Budgets der Aufträge angezeigt werden. Es kann ausgewählt werden, ob das Budget in Zeit angezeigt werden soll. Im Drop-Down-Menü ist auszuwählen, welche Benutzer auf Projekte Buchen können (Jeder, Ersteller, Administrator, aktueller Mitarbeiter, involvierter Mitarbeiter), wer Änderungen am Teilprojekt vornehmen darf und wer auf Teilprojekte buchen darf.
Budget nach Aufwand
Wird ein Auftrag nach tatsächlich anfallenden Stunden angelegt, verändert sich die Aktivitäten-Informations-Maske („Übersicht Aktivitäten“). Die angezeigten Werte sind gleich wie oben ausgenommen das kalkulatorische Budget.
kalkulatorisches Budget: auf die Aktivität gebuchte Stunden * kalkulatorischen Stundensatz (beim Auftrag hinterlegt)
