Abrechnungen werden in der Auftragsmaske in der Registerkarte Abrechnungen erstellt. Voraussetzung ist die Erstellung von Aufträgen.

 

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Auftragsuebersicht - Abrechnungen

 

In dieser Maske können aus Aufträgen Abrechnungen erstellt werden. Mit dem Klick auf „Neu“ werden neue Abrechnungen erstellt. Diese können mit einer persönlichen Anrede des Ansprechpartner versehen werden.

Die Tabelle in der Sie eine Übersicht über die erstellten Abrechnungen erhalten, gliedert sich in die Überschriften ID, Rechnungs-, Auftragsnummer, Auftragstitel, Kunde, Auftragstyp, Ersteller, Beschreibung, Erstellungsdatum, Abrechnungszeitraum, Status, Abrechnungszeitraum, Status, verrechenbare –, nicht verrechenbare Stunden, Netto-, Bruttobetrag, betroffene Projektleiter und einem Genehmigungsfeld. Vor dem Versand einer Abrechnung kann diese von einem weiteren Mitarbeiter kontrolliert und freigegeben werden. Für dieses Feld gilt, ist die zu genehmigende Person auf Urlaub, wird der Antrag (wenn eingetragen) an den Stellvertreter gesandt. Gibt es keinen Stellvertreter oder kann dieser ebenfalls keine Anträge genehmigen (Abwesenheit), gelangt der Antrag an einen Vorgesetzten der nächst höheren Hierarchieebene. Dieser ist in diesem Fall für die Genehmigung zuständig. Verrechnete Abrechnungen können über die Filterfunktion eingeblendet werden.

Die tabellarische Übersicht kann nach Kunden, Auftrag, Auftragstyp, Ersteller, Datum und Status gefiltert werden. Es können auch ausschließlich abgeschlossene Aufträge ausgewählt werden. Der Filter „Nur überfällige Abrechnungen“ zeigt ausschließlich Abrechnungen an, welche das Fälligkeitsdatum bereits überschritten haben. Voraussetzung ist, dass dieses in der Abrechnung eingetragen wurde.

 

Auftrag Abrechnungen neu erstellen

 

Neue Rechnungen werden über „Neu“ erstellt. Nach der Definition einer Rechnungsnummer und dem Zeitraum für den die Rechnung erstellt wird, gelangt man zu einer neuen Maske, in der die Zeitbuchungen und weitere Verrechnungspositionen eingetragen werden.

Mit einem Doppelklick auf eine erstellte Rechnung werden in TeamPlay Abrechnungsdetails angezeigt:

Unter der Registerkarte Zeitbuchungen werden die aufgezeichneten Zeitbuchungen der Mitarbeiter für dieses Projekt gelistet. Die Zeitbuchungen werden aus dem Zeiterfassungsmodul angezeigt. Am Ende wird eine Summe aller angefallenen Stunden angezeigt.

Zusätzliche Verrechnungspositionen listen verkaufte Positionen auf. Mittels „Neu“ wird der Text, Artikelnummer, Menge und Betrag des Verrechnungspostens erfasst. Die erfassten Posten werden in einer Liste angezeigt und in die Rechnung übernommen.

Sind Dienstreisen angefallen, sind diese in den Reisekostenanträge zu sehen. Fallen bei der Dienstreise Belege an werden diese erfasst.

Unter Rechnungspositionen werden alle angelegten Rechnungspositionen angezeigt. Diese werden über das gründe Plus erstellt und können beliebig gereiht werden. Die Einträge können einzeln oder in der Gruppe gelöscht werden. Bei der Erstellung sind Text, Menge, Preis, Mengeneinheit, Artikelnummer und Aktivität zu definieren. Der Eintrag kann sich durch Hervorhebung von den Anderen hervorgehoben werden. Mittels OK wird die Rechnungsposition erstellt. Mit abbrechen werden die Eingaben verworfen. Der Eintrag wird an jener Position eingefügt, in der die Auswahl in der Liste steht oder am Ende der Liste. Die Registerkarte Textelemente listet die erfassten Bausteine für die Abrechnung auf. Diese können nach Auswahl des Elements bearbeitet werden. Wenn die Abrechnung neu berechnet wird, werden alle Änderungen an den Verrechnungspositionen zurückgesetzt!

Die Registerkarte Rechnungsvorschau zeigt einen Rechnungsentwurf an.

Die detaillierte Auflistung der erfassten Stunden ist in der Stundenübersicht abzurufen. Werden weitere Verrechnungspositionen oder Stunden erfasst, ändert sich automatisch nach Aktualisierung der Vorschau der Rechnung beziehungsweise die Stundenlistenübersicht.

In allen Registerkarten kann gedruckt werden und die Ansicht des Dokuments verändert werden. Die Dokumente können lokal am Computer als PDF oder XML exportiert werden. Fehlerhafte Eingaben können gelöscht oder bearbeitet werden.

Abrechnungen können den Status

  • beantragt
  • erneut beantragt
  • genehmigt
  • storniert
  • verrechnet erhalten

 

Die Registerkarte Stundenlistenbericht erstellt eine Auflistung der Stunden, welche unter der Registerkarte „Zeitbuchungen“ als „Verrechenbar“ oder als „Nur sichtbar“ gekennzeichnet wurden. Der Bericht gliedert die angefallenen Mitarbeiterstunden nach Projektname und Projektnummer. Werden Stunden auf „Nur sichtbar“ gesetzt werden, sind diese auf der Stundenliste – welche dem Kunden ausgehändigt wird – sichtbar und mit einem Stern gekennzeichnet. Dies bedeutet, dass diese Stunden angefallen sind aber nicht verrechnet werden. Dies wird auch in der Fußzeile erklärt.

 

Menü bei den Abrechnungen

Verrechnung - Abrechnungen

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