Das Reisedokumentationsmodul von TeamPlay unterstützt bei der Administration von der Planung bis zur Abrechnung. Das Modul verfügt über folgende Funktionen:
- Erfassung von Reisedaten
- Dienstreiseantrag stellen
- Reisekostenabrechnung erstellen
Voraussetzung ist die Erfassung von Ländern, Adressen und Transportmitteln.
-> Dienstreiseanträge
Mitarbeiter, welche einen Termin außerhalb des gewöhnlichen Dienstortes haben, können über das Dienstreisemodul eine Dienstreise beantragen. Nach dem Öffnen des Dienstreismoduls und der Auswahl „Dienstreiseanträge“ öffnet sich die Übersicht.
Mit dem Klick auf „Neu“ öffnet sich eine neue Maske, in der die Daten für den Dienstreiseantrag eingetragen werden.
Jedem Dienstreiseantrag ist eine Aktivität, ein Start- und ein Enddatum zuzuweisen. Das Reiseziel wird aus den bereits erfassten Reisezielen ausgewählt. Reiseziele werden in TeamPlay unter dem Menüpunkt Adressen erfasst. Eine weitere Möglichkeit ist der Klick auf „Adresse hinzufügen“.
Dienstreiseanträge können für mehrere Personen erfasst werden. Unter beteiligte Personen werden jene Personen eingetragen, welche die Dienstreise antreten. Das bedeutet eine Verringerung des Verwaltungsaufwandes.
In den Details werden Transportmittel (welche im Menüpunkt Transportmittel erfasst worden) aufgelistet. Wird ein Fahrzeug ausgewählt, muss der Antragsteller auswählen ob er Fahrer oder Beifahrer sein wird. Ist das Fahrzeugkennzeichen erfasst, wird dies rechts angezeigt. Werden bei der Dienstreise Kosten anfallen, kann eine Kostenschätzung erfasst werden. Für die Antragsstellung kann zusätzlich eine Bemerkung hinzugefügt werden.
Ist der Dienstreiseantrag fertig ausgefüllt, kann er mittels Speichern im System gespeichert werden. Nach dem Speichern werden die Schaltflächen „Nicht durchgeführt“, „Kopieren“ und „Reisekostenabrechnung“ freigeschalten. Die Nichtdurchführung von Dienstreisen kann in dieser Maske erfolgen oder mittels Rechtsklick in der tabellarischen Übersicht auf den jeweiligen Dienstreiseantrag. Werden Dienstreisen zur gleichen Adresse durchgeführt, kann ein Dienstreiseantrag kopiert werden. Es ist nur das neue Datum und das (neue) Transportmittel einzutragen.
Durch die Speicherung wird dieser nicht automatisch an den Vorgesetzten zur Beantragung gesendet! Erst durch den Klick auf „Beantragen“ wird der Vorgesetzte über den Antrag informiert und erhält eine Nachricht in TeamPlay und per E-Mail (wenn eingestellt). Unter „Genehmigenden Personen“ (links unten) werden die Entscheider über den Antrag angezeigt (Stammdaten – Stellen).
Der Vorgesetzt erhält die Information, dass ein Dienstreiseantrag von einem Mitarbeiter beantragt wurde per TeamPlay Nachricht und per E-Mail. Daraufhin gibt dieser den Dienstreiseantrag frei. Der/Die Mitarbeiter erfährt/erfahren sofort über die Entscheidung des Vorgesetzten (TeamPlay Nachricht, E-Mail).
Der Dienstreiseantrag kann den Status
- erstellt
- beantragt
- abgelehnt
- genehmigt
- verrechnet
- nicht durchgeführt
erhalten.
Mittels Filter können Dienstreiseanträge rasch durchsucht werden und der Status abgefragt werden.
Ist die Dienstreise durchgeführt worden, kann dafür eine Reisekostenabrechnung erstellt werden. Dies kann aus der Dienstreiseantragserfassungsmaske oder mittels Rechtsklick auf den Dienstreiseantrag erfolgen.
Die erfasste Dienstreise ist in der tabellarischen Übersicht erst nach Klick der „Reloadschaltfläche“ sichtbar.
