Voraussetzungen:
- TeamPlay Basic Lizenz
- TeamPlay Verrechnungsmodul
- TeamPlay Update 2.5.05
–> Schätzungen
Das Schätzungsmoduls bietet die Möglichkeit, in TeamPlay Aufwandsschätzungen (Stunden und Geldeinheiten) für Projekte zu erfassen und daraus eine Basis für ein Angebot zu haben. Schätzungen können jederzeit mittels dem Angebotsmodul zu Angeboten übergeleitet werden.
Nach dem Öffnen des Schätzmoduls werden alle erfassten Schätzungen tabellarisch gelistet. Es kann eine neue Schätzung erstellt oder bestehende bearbeitet werden.
Öffnet man eine bestehende Schätzung oder erstellt eine neue, besteht die Erfassungsmaske aus den Bereichen „Schätzung“, in der alle Punkte erfasst werden und die Berechnung stattfindet und aus dem Reiter „Dokumente“ bei dem alle Anlagen erfasst werden.
Schätzung
Es wird der Name der Schätzung, Kunde und eine Beschreibung eingetragen.
Soll eine Vorlage für Schätzungen erstellt werden, ist der Haken bei „Vorlage“ zu setzten. Anschließend kann die Struktur angelegt werden und mittels kopieren in eine neue Schätzung übernommen werden.
Der Infobereich auf der rechten Programmseite gibt die berechneten Werte der Schätzung wieder. Ebenso wird der Ersteller und das Erstellungsdatum angezeigt.
Schätzungen werden im unteren Teil des Programmfensters erstellt. Durch den Klick im Menü auf das grüne „+“ Symbol werden Elemente erstellt. Es öffnet sich eine neue Maske, in der die Pflichtfelder Kurzbeschreibung, Zeitbuchungskategorie und Aufwand in Stunden auszufüllen sind.
Menü Schätzungsmodul:
1 Schätzungspunkt hinzufügen
2 Schätzungspunkt editieren
3 Schätzungspunkt löschen
4 Schätzungspunkt nach ganz oben verschieben
5 Schätzungspunkt nach oben verschieben (eine Position)
6 Schätzungspunkt einrücken (Baumstruktur erstellen)
7 Schätzungspunkt aus der Baumstruktur zurück verschieben
8 Schätzungspunkt nach unten verschieben
9 Schätzungspunkt an das Ende verschieben
Detailansicht Schätzungsmodul
Die erfassten Schätzpunkte werden in einer Liste erfasst und können zu einer Baumstruktur formatiert werden. Jeder erfasste Punkt verändert die berechneten Werte im rechten Programmfenster. Kennzahlen:
Ersteller: Mitarbeiter, welcher diese Schätzung erstellt hat.
Erstellungsdatum: Datum, wann die Schätzung erstellt wurde.
Aufwand Gesamt: Stundenaufwand aufgrund der Schätzwerte (berechneter Wert)
Aufwand Gesamt: Geldbudget aufgrund der Schätzwerte (berechneter Wert)
Kostenprognose Gesamt: Beim Kunden (Stammdaten) kann ein Verrechnungsschema hinterlegt werden. Anhand dessen, des Mitarbeiterverrechnungssatzes und ausgewählter Kategorie wird eine Verkaufsprognose berechnet.
Verkaufsprognose Gesamt: Beim Kunden (Stammdaten) kann ein Verrechnungsschema hinterlegt werden. Anhand dessen, des Mitarbeiterverrechnungssatzes und ausgewählter Kategorie wird eine Verkaufsprognose berechnet.
Deckungsprognose Gesamt: Dieser ergibt sich aus der Differenz aus dem erwarteten Verkaufspreis abzüglich den erwarteten Kosten.
Die Berechnung der von der Software errechneten Werte erfolgt nach jeder Änderung bei der Schätzung. Egal, ob neue Punkte hinzukommen/gelöscht werden, eine Umsortierung der Liste stattfindet oder ähnliche Änderungen durchgeführt werden, die berechneten Werte aktualisieren sich automatisch nach einer Sekunde. Wird innerhalb dieser Sekunde eine weitere Änderung erkannt, wird der Timer wieder auf 1 Sekunde verlängert. Ausgenommen von dieser Sekundenregel, sind die Berechnung von Kosten und Verkaufspreis. Diese sind manuell mittels Klick auf die Schaltfläche „Kosten berechnen“ zu berechnen.
Jede Schätzung wird versioniert, somit können Änderungen jederzeit rückverfolgt werden. Die Bearbeitung der Schätzung von mehreren Personen gleichzeitig ist nicht möglich. Die Software an sich verweigert das Öffnen und Bearbeiten der Liste nicht, jedoch beim Speichern werden nur jene Punkte übernommen von der Person, welche als erste auf „Speichern“ klickt.
Ist die Schätzung erstellt, kann dieses automatisch zu einem Angebot konvertiert und dem Kunden zugesandt werden.
Kurzbeschreibung: Der Schätzpunkt muss benannt werden
Beschreibung: Die Kurzbeschreibung kann näher beschrieben werden
Kategorie: Aus den in TeamPlay hinterlegten Kategorien wird die zu bebuchende ausgewählt (zB BSP für Besprechungen)
Benutzername: Jene Person, welche den Punkt abarbeiten soll wird aus der Mitarbeiterliste ausgewählt
Aufwand: Stundenschätzung für den jeweiligen Punkt
Aufwand: Aufwand in Geldeinheiten
Prozentueller Aufwand: Zusätzlich zu absoluten Werten können prozentuelle Werte eingegeben werden. Wenn dies ausgewählt wurde, dann muss auch ein referenzierter Punkt ausgewählt werden, auf den sich dann der Prozentwert bezieht.
Referenz: Ist jener Wert, auf den sich der prozentuelle Aufwand bezieht.
Dokumente: Es können zu jeder Schätzung und zu jedem einzelnem Schätzpunkt Dokumente hinzugefügt werden. Dies ist erst nach der Erstellung des Schätzpunktes möglich. Herangehensweise: Element/Schätzpunkt hinzufügen, mittels OK speichern, in der Maske auf „Speichern“ klicken und den Schätzpunkt nochmals öffnen. Anschließend ist es möglich Dokumente mittels „neu“ hinzuzufügen.
Rechtsklickmenü
Wir ein Schätzungspunkt mittels Rechtsklick ausgewählt, öffnet sich ein Menü, mit welchem der Punkt bearbeitet werden kann. Dabei stehen die Punkte laut Screenshot zur Verfügung. Im Menü werden zum Teil gleiche Funktionen angeboten, wie sie bereits im Menü auf der rechten Programmseite angeboten werden. Zusätzlich dazu gibt es die Funktion „In andere Liste kopieren“ und „In andere Liste verschieben“. Diese Funktionen sind bereits aus der Prioritätenliste bekannte Funktionen. Schätzpunkte werden mittels Klick verschoben oder kopiert. Es öffnet sich ein neues Menü, in dem die Schätzung ausgewählt wird, in welche der Schätzpunkt kopiert oder verschoben werden soll.
Dokumente hinzufügen – Schätzungsmodul
Werden zusätzliche Dokumente erstellt, können diese der Schätzung beigelegt werden. Mittels „Neu“ werden diese Dokumente hinzugefügt werden. Im neuen Fenster ist der Dateipfad auszuwählen und die Datei wird der Schätzung beigefügt. Angefügte Dokumenten können mittels einer Vorschau direkt in TeamPlay angezeigt werden.
