Angebotsmodul

 

Voraussetzungen:

• TeamPlay Basic
• TeamPlay Verrechnungsmodule
• TeamPlay Update 2.5.05

 

 –> Angebote

 

Das Angebotsmodul kann Angebote mittels Textpositionen (wie bei der Rechnung) erstellen und drucken. Adresse, Kunde und Kontaktperson müssen in TeamPlay vorab angelegt werden und können dem Angebot zugewiesen werden. Angebote können aus dem Schätzmodul stammen und direkt in einen Auftrag umgewandelt werden.

 

Angebote manuell erstellen

 

Mit dem Klick auf „Neu“ werden neue Angebote erstellt. Es ist die Angebotsnummer, eine Bezeichnung, der verantwortliche Mitarbeiter, Kunde, Kundenmitarbeiter, Kundenadresse zu setzten. Ein Angebotsnummernformat kann erst gesetzt werden, wenn es in den TeamPlay Stammdaten hinterlegt wurde. Nach dem Speichern der Grundinformationen, können die Angebotspositionen in die Übersicht hinzugefügt und Rabatte auf das gesamte Angebot oder auf einzelne Angebotspositionen vergeben werden. Angebote, welche fehlerhaft sind, können in der tabellarischen Übersicht jederzeit gelöscht werden.

Angebote können nicht von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werde. Die Software an sich verhindert das Öffnen und Bearbeiten des Angebots nicht, jedoch beim Speichern des Angebotes werden jene Änderungen übernommen, welche als erste gespeichert werden.

 

1 Angebotsposition hinzufügen

2 Angebotsposition editieren

3 Angebotsposition löschen

4 Angebotsposition nach ganz oben verschieben

5 Angebotsposition nach oben verschieben (eine Position)

6 Angebotsposition einrücken (Baumstruktur erstellen)

7 Angebotsposition aus der Baumstruktur zurück verschieben

8 Angebotsposition nach unten verschieben

9 Angebotsposition an das Ende verschieben

 

Überleitung von Schätzungen zu Angeboten

Dazu ist ein Wechsel in das Schätzungsmodul erforderlich:

 –> Schätzungsmodul

 

Schätzungen werden über eine neue Schaltfläche im Schätzungsmodul in Angebote übergeleitet. Es öffnet sich ein neues Fenster, welches folgende Einstellungen erlaubt:

• Erstellung eines neuen Angebotes
• Aktualisierung eines vorhandenen Angebotes
• Auswahl, bis zu welcher Ebene die Schätzungen übernommen werden sollen (Combobox mit 1-x wobei 1=Hauptebene und x= die tiefste Ebene in dieser Schätzung)
• Überschreiben bereits veränderter Textwerte
• Überschreiben bereits veränderter Betragswerte
• Nur Markierte Elemente übernehmen

Wird die Übernahme eingeleitet und ein neues Angebot erstellt, werden alle Punkte, die entsprechend der gewünschten Ebene betroffen sind, automatisch in die Angebotsliste übernommen. Bei einer Aktualisierung werden alle Punkte, die bereits vorhanden sind entsprechend aktualisiert und alle, die neu dazugekommen sind, unten angehängt. Sollte nur ein Teil der Zeilen gewünscht sein, so kann der entsprechende Inhalt vorher selektiert werden und in den Einstellungen im Übernahmefenster entsprechend die Option gewählt werden. Dadurch werden nur die eben selektierten Elemente übertragen und aktualisiert. Der Rest funktioniert analog zu den bereits oben erklärten Übernahmen. Die Konvertierung einer Schätzung zu einem Angebot kann beliebig oft erfolgen.

Genauso wie bei Rechnungen, können Angebote an ein Layout (mehrere konfigurierbar) angepasst werden. Über einen Tabreiter wird eine Vorschau des Angebots generiert. Das Angebot kann gedruckt werden und kontrolliert werden.

 

 

Überleitung von Angeboten zu Aufträgen

Das Konvertieren von Angeboten zu Aufträgen ist im Gegensatz zu der Konvertierung von Schätzungen zu Angeboten nur einmal möglich. Wenn ein Angebot bestellt wird, dann wird ein neuer Auftrag in TeamPlay angelegt (Auftragsmodul). Über eine Einstellungsmöglichkeit beim Angebot (eigenes Fenster) kann gewählt werden, ob nur der Auftrag erstellt werden soll oder auch gleichzeitig die Aktivitätenstruktur im Aktivitätenmodul. Dabei werden die Aktivitäten auf Basis der Schätzung, die zu dem Angebot geführt hat, gesetzt. Dies bedeutet, dass ein Angebot ohne Schätzung nur in einen Auftrag übergeleitet werden kann, ein Angebot mit hinterlegter Schätzung aber auch in die zugehörigen Aktivitäten. Wird keine Schätzung hinterlegt, jedoch vom User gewünscht, dass Aktivitäten angelegt werden, wird das Erstellen abgelehnt. Aufträge können aus Angeboten nur erstellt werden, wenn der Kunde eingetragen ist und dem Kunden in den Kundenstammdaten eine Adresse hinterlegt wurde.