In TeamPlay können Zeitbuchungen, Reisekosten und verrechnete Artikel in Abrechnung übertragen werden. Diese können mittels Export an Buchhaltungsprogramme zur Verfügung gestellt werden. Wird die offene Rechnung bezahlt, werden diese Informationen in TeamPlay importiert und die Rechnung wird im Auftragsmodul als bezahlt ausgewiesen.
Voraussetzungen:
Freischaltung des Auftragsmoduls in TeamPlay
Installation des AURIS.net Generic Accounting Interface
Programm zum Importieren der Dates des Generic Accounting Interfaces (beispielsweise Buchhaltungsprogramm)
Einstellungen in…
- Firmenstammdaten
- Artikel
- Umsatzsteuer
- Kunden
- Beleggruppen
-> Firmenstammdaten
Nach dem Öffnen der Firmenstammdaten wechseln Sie in die Registerkarte „Einstellungen“ und scrollen Sie nach unten bis zu der Überschrift „Kontonummern“. In der Maske tragen Sie die Kontonummern für Zeitbuchungen und Reisekosten ein. Die Kontonummern müssen ident sein mit jenen aus dem Buchhaltungsprogramm. Anschließend mit OK speichern!
-> Artikel
In der Artikelübersicht sind alle erfassten Artikel eingetragen. Zusätzlich kann in den Artikeldetails oder bei der Neuanlage von Artikeln die Kontonummer für den Artikel eingetragen werden. Dies ist die gleiche Kontonummer, welche in der Buchhaltung für den Verkauf von Artikeln verwendet wird.
-> Umsatzsteuer
In diesem Menü werden die Steuersätze für die Umsatzsteuer eingetragen. Neue Einträge werden über „Neu“ angelegt. Es werden Steuercodes erfasst werden. Ein Steuercode kann beispielsweise U20 für eine 20 % Umsatzsteuer sein. Für einen 0 %igen Steuersatz kann definiert werden, dass dieser für nicht steuerbare Umsätze (Kunden) gilt.
-> Kunden
In der Registerkarte „Kunde“ wird unter „Bankdaten“ die Kontonummer des Kunden im Buchhaltungsprogramm eingetragen. Abrechnungen des Kunden werden so exportiert, dass die Rechnungsnummer als offener Posten-Information geliefert wird.
-> Beleggruppen
Zu den Beleggruppen werden die jeweiligen Kontonummer der Buchhaltung (Inland, EU, außerhalb der EU) erfasst. Dies ermöglicht die Übernahme von Belegen in das Buchhaltungsprogramm.
-> Auftragsübersicht
In der Tabansicht wird zur Registerkarte „Abrechnungen“ gewechselt. Um Daten für Buchhaltungsprogramme von TeamPlay zur Verfügung zu stellen, muss es in TeamPlay einen vorhandenen Auftrag geben. Aus dem Auftrag muss eine Abrechnung erstellt werden. Die Abrechnung durchläuft in TeamPlay den gewohnten Genehmigungsprozess. Nach der Genehmigung der Abrechnung durch einen Vorgesetzten, wird die Abrechnung automatisch in eine eigene Datenbank exportiert. Ab diesem Zeitpunkt besteht die Möglichkeit die Daten in ein Buchhaltungsprogramm zu importieren. Es wird im Buchhaltungsprogramm über einen Windows Service in regelmäßigen Abständen geprüft, ob in der Datenbank sich zu importierende Daten befinden.
Die Daten werden im Buchhaltungsprogramm importiert und verarbeitet. Nach dem Buchen der Belege und der Buchung der Zahlung, können die Daten vom Buchhaltungsprogramm in eine Datenbank exportiert werden. Ein Windows Service prüft (für TeamPlay), ob es in dieser Datenbank neue Einträge zum Import gibt. Wenn ja, importiert TeamPlay diese Einträge. Es wird geprüft, ob der Rechnungsbetrag mit jenem in TeamPlay gleich oder größer ist. Ist dies der Fall, wird der Status des Auftrags auf „Bezahlt“ gesetzt.
