Das Exchange Connector Modul ist eine zusätzliche Erweiterung von TeamPlay. Dieses Zusatzmodul schafft eine tiefe Integration von TeamPlay zu Microsoft Outlook.

Funktionen:

 

Ein voller Terminkalender, viele Tätigkeiten, ein stressiger Arbeitstag, jetzt sollen noch vor Dienstschluss die Zeitbuchungen durchgeführt werden. Jetzt soll man sich genau daran erinnern, wie lange eine Besprechung dauerte oder wie lange man an einem Projekt gearbeitet hat. Der Exchange Connector unterstützt bei den Zeitbuchungen! Werden die Termine (mit Aktivitätennummer) in den Outlook-Kalender eingetragen, wird der Termin in TeamPlay mit einem Klick als Zeitbuchungen in TeamPlay übernommen.

TeamPlay informiert per E-Mail bei der Erstellung und Änderung von Aktivitäten. Ist der Exchange Connector eingerichtet, können Mitarbeiter auf diese E-Mails antworten und der Inhalt des Antwortmails wird als Kommentar zu der jeweiligen Aktivität hinzugefügt. Enthält das Antwortmail ein Dokument als Anhang, wird dieses der Aktivität angehängt.

In TeamPlay eingetragene Kontakte werden mit Microsoft Outlook synchronisiert. In TeamPlay werden (Projekt-) Ansprechpersonen (Kundenmitarbeiter) zu den jeweiligen Projekten hinzugefügt. Der Exchange Connector synchronisiert den Kontakt mit Microsoft Outlook. Der Kontakt muss nur einmal erfasst werden und ist laufend am neuesten Stand. Änderungen werden automatisch synchronisiert.

In TeamPlay können Termine im Besprechungsmodul (Zusatzmodul) angelegt und verwaltet werden. Der Exchange Connector bietet die Möglichkeit der Verknüpfung mit dem Microsoft Outlook Kalender. Termine, welche in TeamPlay angelegt werden, werden als Terminvorschlag in den jeweiligen Microsoft Outlook Kalender des Mitarbeiters gespeichert. Haben alle notwendigen Teilnehmer zugesagt, wird der Termin fixiert und die weiteren Terminvorschläge gelöscht.

Unternehmen mit fixen Reaktionszeiten bei Kundenanfragen können den Start des Anfrageprozesses/Supportprozesses automatisiert mit TeamPlay gestalten. Im Abrechnungsmodul werden beim Kundenauftrag SLA (Service Level Agreement) Einstellungen getroffen. Damit werden E-Mail-Postfächer von TeamPlay überwacht und nach individuell definierten Regeln TeamPlay Tickets angelegt. Je nach Einstellung wird der zuständige Mitarbeiter über die Anfrage informiert. Das Ticket kann automatisch mit einem Startdatum (berechnet aus dem Eintreffen des E-Mails und der Reaktionszeit) versehen werden.

Nutzen für den Kunden:

  • Zeitersparnis
  • Usability
  • Datenredundanz vermeiden
  • schnellere Reaktionszeit
Comments are closed.